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DSGVO leicht gemacht

AUFWAND SENKEN UND rechtsSICHER HANDELN MIT DEM Haufe WOWINEX DATENSCHUTZ-ZusatzMODUL

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt Wohnungsunternehmen auch einige Monate nach ihrem Inkrafttreten noch vor große Herausforderungen. Schon einfache Vorgänge können zu Verstößen führen, die hohe Bußgelder nach sich ziehen können. In der Praxis kritisch sind vor allem diese Pflichten:
 
Auskunftspflicht: Künftig haben Mieter und Kunden das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind. Dabei müssen die Unternehmen nachweisen, welche Daten zu welchem Zweck vorgehalten werden. Spätestens nach einem Monat müssen diese Daten vorliegen. Wer die Datensätze im Unternehmen manuell durchforsten muss, kann schnell in Zeitnot geraten. Hier liefert das DSGVO-­Zusatzmodul alle in Haufe wowinex ­gespeicherten Daten zu Mietern, Mit­gliedern, Eigentümern, Sparern und anderen in einer Vorlage gesammelt und auf Knopfdruck. Sie können so zum Beispiel einem Mieter umgehend zur Verfügung gestellt werden.

Löschpflicht: Nicht unbedingt notwendige oder gesetzlich vorgeschriebene Daten müssen auf Verlangen gelöscht werden. Das ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung, da die Daten an vielen verschiedenen Stellen und in unterschiedlichen Programmen gespeichert sind.

Das Datenschutz-Zusatzmodul fragt aktiv alle hinterlegten Verträge und Datensätze ab. Eine Farbskala zeigt an, ob die Daten komplett oder teilweise gelöscht werden können oder ob sie – etwa aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – noch erhalten werden müssen. Per Knopfdruck können dann alle zusammengehörigen personenbezogenen Daten gelöscht beziehungsweise überschrieben werden. Außerdem wird protokolliert, welcher Bearbeiter welche Daten wann entfernt hat. Damit bekommen Anwender die volle Transparenz in Bezug auf die zur ­Löschung freigegebenen Daten.

Dabei durchsucht das Modul nicht nur die in Haufe wowinex hinterlegten Daten, sondern auch die im Archivsystem ­Saperion revisionssicher abgelegten Dokumente und Verträge. So lässt sich aus der Löschung der Daten einer Einzel­person direkt in Saperion springen, um im Archiv zu sehen, welche Dokumente noch zur Person hinterlegt sind. Die in ­Saperion vorhandenen Dokumente können dann zeitgleich mit den Daten in Haufe wowinex entfernt werden.


Aufbewahrungspflichten: Um die Verwaltung von Aufbewahrungspflichten zu erleichtern, lassen sich im Datenschutz-Zusatzmodul Fristen und Löschregeln für alle zu einer Person gehörenden Daten hinterlegen. Endet die Frist, lassen sich diese Daten ganz einfach wieder per Knopfdruck löschen oder überschreiben.

Vorteile des Datenschutz-Zusatzmoduls

  • Zeit und Aufwand sparen: Definierte Datensätze mit einem Klick ­automatisiert filtern, weiter­ver­arbeiten und löschen.
  • Schnelle Transparenz über Auf­bewahrungsfristen.
  • Jederzeit auskunftsbereit: Bei Anfragen von Kunden und Aufsichtsbehörde können personen­­be­zogene Daten mit einem Klick zur Verfügung gestellt werden.
  • Komfortables Erstellen und Ver­senden von Einwilligungs­erklärungen sowie Hinterlegen der Erklärungen im System.

Alle Informationen finden Sie unter:
www.wowinex.de/datenschutz-modul